股務代理機構的問題點
股務作業繁雜，再加上法令時常更新，因此不少未上市櫃企業對股務自辦產生怯步，但是，交給股務代理機構代辦真的比較好嗎？
- 費用高：股務管理交給股代機構委託除了管理費用外，需要任何作業或報表都要負擔額外成本，所費不貲
- 資料外洩風險：委外管理等於是將股權異動等機密資料掌握於外部機構手中，資料外洩的風險高
- 無法清楚掌握股務情況：股東股權等資料異動無法即時提供，無法清楚掌握股務資料，不容易與股東互動，更無法清楚掌握股東的投資動向
股務自辦還在用Excel或紙本人工處理股務資料嗎？
人工作業管理股務，資料維護不易且易發生錯誤無法及時查覺，如增資、除息、除權、股東會議、股利發放作業容易產生錯誤；在時效上無法處理大量中文報表，無法即時獲得各式的統計分析報告，無法整合媒體資料申報，資料保密性較差，不但曠日費時，當公司內部人員異動時，工作也不易交接。
建議股務自辦的公司首先要告別傳統的Excel檔紀錄資料，選擇一套好的雲端股務系統，最重要還要再加上專業諮詢顧問及定期的教育訓練，能帶您從變動的股務法令及看似繁雜的工作理出頭緒，既能減低委外作業的風險，又可提升股務管理的運作效率。
雲端股務系統
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紙本等其他方式
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| 股東問題回應 | 資料紀錄系統化，可快速回應 | 歷史資料散落各地，問題回應時間較久 |
| 異動紀錄 | 標準化紀錄異動資料 | 人為判斷紀錄，容易造成前後不一 |
| 作業流程 | 按照標準化作業流程，符合法規，如：股東會時程表 | 人為經驗，容易掛一漏萬，也可能不符合法規 |
| 數據運算 | 系統運算，出錯機率低，運算規則紀錄於系統，資料交接容易 | 人工用excel下公式運算，資料易出錯 |
| 資料保存 | 資料數位化保存在雲端 | 紙本記錄，易因時間空間或天然災害造成資料保存不易 |
| 資訊安全 | 採用與金融機構同等級的資安防護規格，從系統操作到資料傳輸及儲存，層層把關 | 資料儲存於桌機，較容易發生駭客入侵，勒索軟體入侵 |
| 承辦人員異動或離職 | 資料傳承交接簡單，承辦人員也容易呈現工作績效 | 資料傳承交接較容易不清楚 |
| 資訊人員 | 不需自行維運 無額外成本 | 自行維運或外包維運 成本高 |
| 發送通知 | 電子通知，即時通知又兼顧環保效率，成本低 | 紙本通知，不環保且無法即時通知，成本較高 |
| 報表製作 | 系統快速產出報表 | 花時間自製報表 |
| 申報作業 | 申報媒體檔由系統產出，提高工作效率，可與會計師協同作業 | 申報檔自製耗時，申報作業可能需委外 |
| 法規遵循 | 即時掌握法令變更，系統即時更新，提供法規諮詢服務 | 自行收集法規資訊，無法即時掌握法令變更，亦無人諮詢 |
用雲端股務管理系統自辦股務好處多多
股務主要涉及公司的股權結構管理、資本額變動、股權交易轉讓管理、股東會召開、股利發放、股東權益、股東關係管理、財務稅務管理等眾多事項，是公司治理非常重要的一個部份，因此要做好公司治理，就必須做好股務管理，透過股務自辦，可享以下好處:
- 清楚掌握股務資料，對股權變化有即時敏銳度，且可快速地回應股東的諮詢提高溝通效率
- 避免經營權糾紛，提升股東信任感
- 自行培養股務作業專業知識的人才，營運管理或財務單位的人力抽出部份時間使用雲端股務管理系統，就能做好股務自辦管理
- 股務作業與公司法和稅法有關，股務自辦有助於了解相關法令，提升公司專業形象
- 股東資料庫掌握在公司，可視需求在股東同意的條件下，開發股東的資源，幫助公司經營
- 費用固定且低廉，可節省大量費用
- 建構完善且合法規的管理流程及制度，為往後公開發行或上市櫃做好準備
StockTime雲端股務系統是最佳選擇
- 可迅速、正確、即時獲得股東股票的最新資料
- 可隨時列印各式的統計分析報表
- 可隨時由電腦、手機、平板等裝置，查詢董監事持有股數增減變化
- 可隨時由電腦、手機、平板等裝置，查詢股東、股票詳細資料及股東持有股數的狀況
- 當股票過戶、質押、掛失、補發時，可加強對股票的管理及立即追查、補正以避免偽造股票進入
- 增資、除息、除權、股東會議、股利發放等作業，可省時省力、迅速確實
- 以各類媒體資料申報，省時省力又正確
- 定期更新，即時因應更新法令或申報格式變更
- 雲端系統無須自建昂貴的系統設備
- 金融機構同等級的資安防護規格，機密資料不外洩
- 結合系統、顧問、法令講座的全方位股務管理解決方案
StockTime 雲端股務管理系統非常經濟實惠!
股務自辦成本大概分幾大項，系統費用、事務費用及人事成本，採用StockTime 雲端股務管理系統非常經濟實惠，以股東人數300人為例，一個月系統費用不到新台幣2,000元起，且內建三大電子通知功能，包含: 股東會開會通知書、持股證明、股利發放通知書，降低企業與股東資訊傳遞的成本達50%，更能節省股務管理成本。關於人事成本，非股東會期間只需半個財會人力兼任股務，股東會籌備期間才需一個人力投入。
